Jun 25 / Giovanni Ronci

CRM per freelance: ti serve davvero un software per gestire meglio i clienti?

Il CRM non è uno strumento riservato solo alle grandi aziende, ma è un software che può diventare il cuore pulsante dell’attività di un freelance. Se sei alla ricerca di modi per ottimizzare il tuo flusso di lavoro, migliorare le relazioni con i clienti e crescere nel tuo settore, scopri come un CRM per freelance potrebbe essere la chiave per portare il tuo business al livello successivo.
Molto probabilmente sei qui perché hai sentito parlare dei CRM come soluzione efficace per gestire e analizzare le relazioni con i clienti attuali e potenziali. Oppure, perché stai cercando un modo per ottimizzare l’organizzazione del tuo lavoro. Ma esistono dei CRM per freelance? Certo, esistono e possono risultare di cruciale importanza per il futuro della tua attività.

Libertà, flessibilità e l’opportunità di perseguire la propria passione sono solo alcuni dei vantaggi che rendono attraente la carriera freelance. Tuttavia, quando sei da solo/a, gestire clienti, progetti e attività quotidiane crea diverse sfide complesse da affrontare, specialmente quando il business inizia a crescere. Ed è qui che entra in gioco il CRM.

Il termine CRM sta per Customer Relationship Management. Ovvero, è un termine che si riferisce sia a strategie e pratiche che a tecnologie specifiche utilizzate per la gestione delle relazioni con i clienti. Si tratta di uno strumento che può fare la differenza tra un lavoro disordinato e uno ben organizzato.

Un CRM ben fatto e affidabile, può aiutarti a risparmiare tempo, prevenire errori e problemi, nonché a ottenere una visione chiara e organizzata del tuo lavoro. Direi che la tua curiosità è ben riposta e vale la pena investire qualche minuto per saperne di più!

Che cos’è un CRM? Un piccolo ripasso.

Il CRM è un software che ti aiuta a gestire le interazioni con i tuoi clienti: dal tracciamento dei progetti in corso a quello delle fatture e dei pagamenti, dalla gestione dei contatti a quella dei documenti, fino all’analisi dei dati, per migliorare le tue strategie di marketing e vendita. Insomma, tutto!

Nonostante sia uno strumento potente, molti liberi professionisti e libere professioniste non sono a conoscenza dei benefici che un CRM per freelance può portare. Ecco perché vogliamo approfondire l’argomento, discutendo dei vantaggi di avere un software di gestione. Ma non solo, anche come questi possano essere amplificati creando un sistema personalizzato attraverso software come SMARTSUITE.

Quindi, se sei un/una freelance e vuoi migliorare la gestione delle attività, il tracciamento o l’assistenza clienti leggi attentamente quanto segue. Potrebbe essere un passo significativo per portare il tuo business al successo che desideri.
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Parte I – Software CRM per Freelance: perché dovresti averlo?

Riuscire a gestire efficacemente il tempo e i progetti è fondamentale per qualsiasi freelance. In particolare, se hai diversi lavori da seguire in contemporanea. Infatti, gli errori o i ritardi possono avere un impatto diretto sulla soddisfazione dei clienti e sulle tue entrate. Un CRM può aiutarti a prevenire tali problemi.
miglior CRM per freelance

Il valore del tempo per un/una Freelance

Il tempo è una risorsa preziosa. Lo è per tutti, figuriamoci per un/una freelance. Se gestito in modo efficace, può significare un aumento della produttività e dei profitti. Al contrario, il caos potrebbe iniziare a regnare sovrano, generare stress e portare a una scia di clienti insoddisfatti.

Un CRM ti può aiutare a risparmiare tempo in diversi modi:
  • Automatizzazione – molte attività ripetitive possono essere automatizzate, liberando così tempo per compiti più importanti.
  • Organizzazione – tenendo traccia di tutte le informazioni dei clienti e dei progetti in un unico posto, riduci il tempo speso a cercare email o documenti sparsi.
  • Analisi – i dati raccolti dal CRM possono essere utilizzati per analizzare e migliorare le tue strategie, risparmiando tempo e risorse nel lungo periodo.

Gli errori nella gestione dei clienti che possono costare caro

Ci sono diversi tipi di errori che possono derivare da una gestione disorganizzata. Sono sicuro che non vuoi commettere nessuno di questi:
  • Dimenticare scadenze – se dimentichi una scadenza, rischi di perdere un progetto o di rovinare la tua reputazione con il cliente.
  • Sovrapposizione di progetti – accettare troppi progetti contemporaneamente può portare a burnout e a un calo di qualità del tuo lavoro.
  • Perdere traccia dei clienti – è difficile creare relazioni durature con i clienti se non riesci a ricordare le interazioni passate con loro.
“L’errore più grande che un freelance può fare è sottovalutare l’importanza di una buona gestione del tempo e dei clienti.” – 
La gestione dei clienti e dei progetti può sembrare un compito semplice, ma senza gli strumenti giusti finirà per trasformarsi in un incubo.

La tua email non è un CRM: l’importanza di uno strumento dedicato

Molti/Molte freelance pensano di poter utilizzare il client di posta come CRM. Tuttavia, gestire clienti e progetti con le email non è mai una buona idea:
  • scarsa organizzazione – cercare informazioni in una casella di posta elettronica piena è la peggiore delle esperienze di gestione che puoi fare.
  • zero funzionalità di analisi – non è possibile tracciare le performance e migliorare le strategie di marketing o vendita.
  • non possono gestire grandi volumi di clienti – una volta che il tuo business inizia a crescere, gestire tutto tramite email diventa impraticabile.

Come un CRM per freelance può ottimizzare la gestione dei clienti e dei progetti

Un CRM offre una piattaforma centralizzata dove è possibile:
  • Gestire le interazioni con i clienti – puoi tracciare facilmente ogni contatto, email o incontro con un cliente.
  • Gestire i progetti – puoi avere una visione chiara di tutti i progetti in corso, delle scadenze e del loro stato.
  • Analizzare i dati – con le funzionalità di analisi dei CRM, è possibile monitorare le prestazioni e migliorare continuamente le strategie di marketing e vendita.
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In sintesi, un CRM per freelance non solo ti aiuta a risparmiare tempo, ma migliora anche la gestione dei clienti e dei progetti, permettendoti di lavorare in modo più efficace ed efficiente.
CRM per liberi professionisti

Le migliori App di CRM Online

Ormai esistono molte soluzioni di CRM online che possono aiutarti a gestire efficacemente i tuoi clienti e progetti. Adatte sia ai professionisti, alle piccole aziende e alle grandi realtà, ecco una panoramica delle migliori soluzioni di CRM online disponibili:
  • HubSpot CRM. HubSpot è una soluzione di CRM molto popolare, che offre un’ampia gamma di funzionalità, tra cui gestione dei contatti, tracking delle email, gestione dei leal e analisi delle performance. Essendo una soluzione online, HubSpot ti permette di accedere ai tuoi dati ovunque tu sia, garantendo allo stesso tempo la loro sicurezza. È disponibile una versione gratuita, che consente di utilizzare le funzionalità di base,
  • Zoho CRM. Zoho CRM è un’altra soluzione online molto apprezzata. Offre svariate funzionalità potenti, tra cui l’automatizzazione delle attività di marketing, la gestione dei lead, la previsione delle vendite e la gestione del servizio clienti. Zoho CRM si impegna a rispettare la privacy dei tuoi dati e adotta misure avanzate di sicurezza per proteggerli.
  • Salesforce. Salesforce è uno dei giganti nel mondo del CRM. Offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui gestione dei contatti, previsione delle vendite, analisi dei dati, gestione dei lead e servizio clienti. Anche Salesforce è una soluzione online, il che significa che i tuoi dati sono sempre sincronizzati e accessibili da qualsiasi dispositivo.
  • Freshworks CRM. Freshworks CRM è un CRM online che offre una piattaforma unificata per le vendite e il marketing. Similmente a tutti gli altri software di CRM online, anche questo offre funzionalità come il tracking delle email, la gestione dei contatti, l’automatizzazione delle attività di marketing e l’analisi dei dati. Freshworks CRM rispetta la privacy dei tuoi dati e adotta misure avanzate per garantirne la sicurezza.
Come puoi intuire, queste soluzioni di CRM online, offrono molte funzionalità potenti e risultano essere più smart e facili da implementare rispetto alle tradizionali alternative offline. Inoltre, poiché i tuoi dati sono memorizzati nel cloud, possono essere sincronizzati e risultare accessibili da qualsiasi dispositivo.

A cosa devi prestare attenzione? In particolare, all’imprescindibile sicurezza e al rispetto della privacy dei dati: non vorrai di sicuro che i nomi e le email dei tuoi clienti vengano vendute a chissà chi, non è vero? Ma non solo, dovrai accertarti che sia semplice e sicura anche l’esportazione dei dati. In altre parole, se un domani volessi cambiare software, ti sarà permesso esportare l’elenco dei tuoi clienti potenziali, tutti di dati dei rapporti con i clienti avuti, etc?

Parte II – Soluzione CRM per Freelance: tutti i vantaggi dei CRM in cloud personalizzabili

Sebbene un CRM generico possa offrire molte funzionalità utili, un CRM personalizzato può andare molto oltre, adattandosi alle tue modalità di gestione dei processi. D’altra parte, come Freelance, il tuo lavoro dovrebbe essere unico “by design”.

Ecco perché i CRM generici, progettati per essere utilizzati da una vasta gamma di utenti, sono spesso dotati di molte funzionalità di cui potresti non avere bisogno. Fino a quando sei in grado di toglierle, potrebbe avere un senso. Ma nel caso in cui dovessero diventare un ostacolo, o creare addirittura “cluttering” (cioè confusione) direi che il risparmio potrebbe diventare un boomerang.

In aggiunta, in alcuni software CRM gratis, potrebbero mancare alcune funzionalità specifiche utili per il tuo lavoro. Ecco perché la scelta del miglior CRM diventa complessa, al punto di tirare in ballo la fatidica domanda “E se me lo costruissi su misura?”.

Come un CRM personalizzato può far risparmiare tempo ed errori

Ogni freelance ha un flusso di lavoro unico. Che tu sia un designer grafico, un copywriter o un consulente di marketing, avrai bisogno di funzionalità diverse. Ecco perché un CRM “taglia unica” potrebbe non essere la scelta migliore.

Un CRM personalizzato offre vari vantaggi:
  • Adattamento perfetto – può essere modellato esattamente secondo le tue esigenze. Ovvero, non dovrai adattare il tuo flusso di lavoro al software.
  • Riduzione degli errori – poiché il CRM è progettato su misura, consentirà una gestione più snella ed efficace, riducendo le possibilità di commettere errori.
  • Risparmio di tempo - non dovrai sprecare tempo per capire come utilizzare funzionalità non necessarie.
L’utilizzo del CRM per freelance personalizzato può aiutare a rimanere organizzati, efficienti e reattivi, migliorando le relazioni con i clienti e contribuendo alla crescita del business.
Crm per freelance con smartsuite

Perché scegliere SMARTSUITE per la personalizzazione del CRM per freelance

Quando mi sono trovato alla ricerca di un sistema CRM, per coprire le esigenze della mia azienda, e tenere traccia delle attività del team, sapevo dell’esistenza di sistemi totalmente personalizzabili, così ho iniziato ad analizzarli.

Quello che mi ha colpito di più è stato SMARTSUITE: un software di CRM che offre un alto livello di personalizzazione, permettendo di costruire una soluzione di Customer Relationship Management che rispecchi esattamente le tue esigenze. Perché? È presto detto: consente di gestire i clienti, tutte le attività, il processo di vendita, la tracciatura dei progetti e dei task, tutto completamente gratuito (almeno all’inizio). Cosa potevo desiderare di più?

SMARTSUITE è progettato con la flessibilità in mente. Non solo ti permette di scegliere quali funzionalità includere nel tuo CRM, ma ti dà anche la possibilità di modificare l’aspetto e la disposizione di tutti i campi, per adattarlo al tuo stile di lavoro.

Ho capito subito che tutte le interazioni con i clienti sarebbero migliorate a dismisura, perché la combinazione “facile da usare” e “bello da vedere” nei software è sempre micidiale: permette di creare un’abitudine di uso continuo, necessaria per ottenere i massimi benefici.

Caratteristiche uniche di SMARTSUITE che ti faranno risparmiare tempo

Ecco alcune delle caratteristiche che rendono SMARTSUITE un ottimo strumento CRM sia per professionisti che per piccole e medie imprese:
  • Automazioni avanzate – SMARTSUITE permette di automatizzare una vasta gamma di attività, risparmiando tempo e riducendo la possibilità di errori. I tuoi flussi di lavoro andranno avanti spostando semplicemente uno stato, sono presenti talmente tante tipologie di campi che potrai esprimere al meglio ogni dato necessario in modo efficiente ed efficace.
  • Integrazione con altri strumenti – SMARTSUITE può essere integrato con una varietà di altri strumenti che potresti utilizzare, come software di fatturazione, piattaforme di social media, gestione delle newsletter. Il top, per organizzare al meglio tutti i tuoi flussi di informazioni.
  • Analisi potenti – SMARTSUITE offre strumenti di analisi avanzati che ti permettono di monitorare le prestazioni e ottimizzare le strategie. La presenza delle dashboard personalizzabili a widget, ti permetterà di tenere tracciati tutti gli indicatori più importanti che possono riguardare la tua base di clienti (Chi fattura di più? Chi ci impegna di più?) o qualsiasi altro dato importante che ti interessa monitorare.
Dunque, mentre un CRM generico può offrire alcuni benefici, ma risulta limitante e può creare confusione, un CRM personalizzato con SMARTSUITE può offrire molto di più: migliora la tua produttività, riduce le possibilità di commettere errori e permette di risparmiare un mare di tempo.

Parte III – Costruire un CRM per freelance personalizzato con SMARTSUITE

Ora che abbiamo discusso i benefici di avere un CRM personalizzato, andiamo oltre e vediamo come puoi creare il tuo CRM utilizzando SMARTSUITE.

La costruzione di un CRM personalizzato è un processo che richiede la comprensione delle tue esigenze e la configurazione del software per rispondere a queste ultime. Una conoscenza pregressa dei concetti di progettazione dei database aiuta tantissimo, ma non è necessario averla, se si hanno un po’ di pazienza a voglia di imparare.

L’approccio migliore è comunque questo:
  • Definire le tue esigenze – questo è il primo e fondamentale passo. Quindi, dovrai avere molto chiaro in mente cosa vuoi ottenere dal tuo CRM, quali sono le funzionalità che ti servono di più e cosa vuoi monitorare. Rispondere a queste domande ti aiuterà a configurare SMARTSUITE in modo che risponda alle tue esigenze.
  • Configurare SMARTSUITE – quando hai una chiara idea delle tue esigenze, puoi iniziare il processo di configurazione. La piattaforma è intuitiva e user-friendly, ma richiede un certo impegno per sfruttare al meglio le sue potenzialità. Tra tutte le cose che puoi e dovresti fare, ti consiglio di seguire i numerosissimi video di approfondimento. Oppure, di andare su YouTube e seguire i canali più interessanti che parlano di SmartSuite.
  • Testare e Ottimizzare – dopo aver configurato il tuo CRM, è importante testarlo e ottimizzarlo. Questo significa verificare che tutte le funzionalità rispondano come previsto e apportare le necessarie modifiche per migliorare l’efficienza.
freelance CRM

Parte IV – Perché un CRM gratuito non è sempre la migliore soluzione per gestire clienti

Sappiamo che, specialmente quando si sta iniziando come freelance, optare per un CRM gratuito risulta essere la soluzione più immediata e abbordabile. Tuttavia, ci sono alcuni punti importanti da considerare prima di prendere questa decisione.

Tutti i software gratuiti hanno limitazioni: non può essere altrimenti. Pertanto, anche se i CRM gratuiti possono sembrare un’opzione attraente, spesso hanno delle limitazioni che potrebbero ostacolare la tua produttività.

Vediamone alcune:
  • Funzionalità limitate – i CRM gratuiti spesso offrono un numero limitato di funzionalità. Questo significa che potresti non avere accesso a strumenti importanti come l’automatizzazione avanzata o le analisi dettagliate.
  • Mancanza di personalizzazione – i CRM gratuiti tendono a essere meno personalizzabili. Questo potrebbe significare dover adattare il tuo flusso di lavoro al software, invece di avere un software che si adatta a te. E credimi, non è per nulla la stessa cosa.
  • Esportazione dei dati – il futuro non è mai troppo certo, perciò se domani volessi esportare tutti i tuoi dati per passare ad altre soluzioni, ti sarà permesso farlo? Sei tu l’effettivo padrone dei tuoi dati? Occhio perché tante persone sono rimaste scottate da questa importante limitazione.
  • Compliance alla GDPR – puoi cancellare tutti i dati? Siamo certi che non vengano “venduti” a qualche azienda terza? In altre parole, la tua soluzione CRM ti garantisce al 100% la compliace GDPR?

Il miglior CRM per un libero professionista? Lo costruisco in SmartSuite

SMARTSUITE ti offre la possibilità di iniziare con un piano gratuito e passare a uno a pagamento solo quando sei certo/a del valore che il software può offrire. Provare tutte le potenti funzionalità gratuitamente ti dà la possibilità di testare il software e di vedere in prima persona come può migliorare la tua produttività.

Una volta che avrai sperimentato il valore di SMARTSUITE, potrai passare a un piano a pagamento. Ti darà accesso a ulterIori funzionalità avanzate e a un supporto prioritario. Investire in un CRM a pagamento non è solo avere uno strumento in più, ma significa porre le basi di una gestione ottimizzata della tua attività.

Dunque, un CRM gratuito è una buona soluzione a breve termine, ma un CRM a pagamento, come SMARTSUITE, può offrirti una gestione avanzata ed efficace a lungo. E con l’approccio “prova prima di comprare” puoi essere sicuro/a che stai facendo l’investimento giusto.

Conclusione: gestisci clienti e progetti con una soluzione CRM per freelance personalizzata

Tra la gestione dei clienti, il tracking dei progetti e la coordinazione con il team, le sfide possono essere molteplici. Con un CRM per freelance personalizzato, puoi aumentare l’efficienza, prevenire errori e migliorare la gestione del tuo business, preservando la sostenibilità di una crescita ottenuta con tanto impegno e dedizione.

Come Studio Web, utilizziamo un CRM su misura realizzato con SMARTSUITE per gestire tutte le esigenze e l’andamento del nostro business. Questo ci permette di tenere allineati i membri del team sulle attività da fare, garantendo che nessuna venga dimenticata, affinché i clienti ricevono la giusta attenzione.

Abbiamo progettato e realizzato CRM per freelance e piccole medie imprese, capaci di gestire tutto, dalla programmazione delle visite ai clienti alla gestione integrata di tutti gli interventi tecnici, fino al tracking dei progetti in corso. Queste esperienze ci hanno insegnato che ogni business ha esigenze uniche, e che un CRM personalizzato può fare la differenza.

Un CRM personalizzato può essere un vero game-changer per un/a freelance. Se hai bisogno di una soluzione per gestire i processi della tua attività, siamo qui per te. Possiamo progettare e modellare un CRM su misura delle tue necessità. Non importa quanto complesso o specifico sia il tuo flusso di lavoro, possiamo costruire un CRM che si adatti a te, non il contrario.

Inizia il tuo viaggio verso un’efficienza maggiore. Contattaci per discutere delle tue necessità e inizia a scoprire come un CRM personalizzato possa trasformare il tuo business. La strada verso l’efficienza è a portata di mano, se hai a disposizione un CRM personalizzato con SMARTSUITE.

Come creare un business online

Un viaggio per capire il comportamento delle persone su internet, per creare un business online capace di soddisfarle.
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