Come creare uno scadenzario? Alternativa a Excel x tenere traccia di scadenze e pagamenti
Come creare uno scadenzario? Scopri l’alternativa a Microsoft Excel per tenere traccia di scadenze, pagamenti, incassi e tutto il tuo lavoro da freelance.
Ti faccio una domanda: quanto sarebbe utile, per il tuo lavoro da freelance, capire come creare uno scadenzario per tenere traccia di spese, incassi, bollette, etc.?
Se sei alla ricerca di un modo efficace per organizzare scadenze e pagamenti legati ai tuoi progetti, abbiamo una soluzione snella, pratica ed efficace da condividere con te. Stiamo per mostrarti come creare uno scadenzario con SmartSuite. Un’alternativa potente a Excel, che ti aiuterà a organizzare al meglio il tuo lavoro da freelance.
Come ben sai, le scadenze sono un aspetto cruciale – e pesante – del nostro lavoro. Infatti, la loro mancata gestione può portare a ritardi nei pagamenti, problemi di cassa, disattivazione di software cruciali per il tuo lavoro, e in generale a un’organizzazione poco efficiente. Per questo motivo, adottare uno scadenzario è fondamentale: tieni tutto sotto controllo e migliori la tua produttività.
Scopriamo insieme i vantaggi di adottare uno scadenzario per i freelance e creiamolo con SmartSuite. Vediamo come sfruttare al meglio le funzionalità di questo software, per automatizzare le notifiche all’arrivo della data di scadenza e impostarlo affinché ti consenta un’eccellente gestione dei progetti e dei clienti. Vedrai che sarà una bella alternativa al solito foglio elettronico.
Vogliamo iniziare?
Che cos’è lo scadenzario? E… Si dice scadenzario o scadenziario?
La parola corretta è “scadenzario”. Si tratta di un termine composto da “scadenza” e “ario”, termine che indica un registro o un elenco di scadenze. Come riportato anche sulla – su! su! inchinati anche tu! – illustre enciclopedia Treccani, si parla di un “quaderno su cui annotare, in ordine cronologico di scadenza, entrate, uscite, impegni e sim.“
Dunque, lo scadenzario è uno strumento fondamentale per chi lavora come freelance e ha la necessità di tenere traccia di scadenze, pagamenti e/o quant’altro legato a date e a progetti.
Grazie allo scadenzario, è possibile avere una visione completa e anticipata di tutte le scadenze in arrivo e dei pagamenti da effettuare, evitando di dimenticare informazioni importanti e di incorrere in eventuali ritardi, multe, disattivazioni e disastri.
Inoltre, lo scadenzario moderno consente di organizzare al meglio il proprio lavoro, pianificando le attività in modo più efficace, grazie anche agli avvisi e alle notifiche, che ne rappresentano un aspetto fondamentale.
Vantaggi di adottare uno scadenzario per i freelance
Adottare uno scadenzario ti aiuterà a tenere tutto sotto controllo e a migliorare la tua organizzazione generale del lavoro. Ma entriamo nello specifico e vediamo alcuni dei principali vantaggi di utilizzare uno scadenzario:
Evitare di dimenticare le scadenze e i pagamenti
Come freelance, avrai sicuramente molte scadenze e pagamenti da tenere a mente. Utilizzare uno scadenzario ti permetterà di annotare e gestire tutte le informazioni importanti in un’unica posizione. Nonché, di ricevere notifiche quando si avvicinano le scadenze. In questo modo, eviterai di dimenticarle e potrai concentrarti sul tuo lavoro senza preoccupazioni.
Tenere traccia dei rinnovi di software, app o sistemi cloud
I freelance hanno sempre bisogno di software e app per svolgere al meglio il proprio lavoro. Alcuni sono vitali. Ma come ben sai, non sono quasi mai gratuiti: dal server web, dove mantieni il sito, al sistema di posta elettronica e di PEC, fino alle app gestionali, è facile accumulare decine di date in cui “scade” qualcosa.
Anche un semplice scadenzario Excel può contenere tutte queste informazioni. Ma ci sono sistemi molto più interessanti, che vedremo a breve (e che potrebbero svoltarti la vita come Freelance).
Migliorare la gestione del tempo e dell’organizzazione del lavoro
Gestire le scadenze e i pagamenti in modo efficiente ti aiuterà a ottimizzare il tempo a disposizione e a organizzare al meglio il tuo lavoro. Grazie allo scadenzario, potrai pianificare le tue attività in modo più efficace, evitando sovrapposizioni e ritardi.
Con i doverosi automatismi, ormai presenti nei software moderni, potrai visualizzare la situazione complessiva, e ricevere avvisi programmati all’avvicinarsi della data di scadenza di una fattura, ad esempio.
Aumentare la professionalità e la credibilità nei confronti dei clienti
Utilizzare uno scadenzario ti aiuterà a dimostrare ai tuoi clienti che sei una persona organizzata e professionale. Potrai rispettare tutte le scadenze e i pagamenti senza alcun ritardo, aumentando così la loro fiducia nei tuoi confronti.
Inoltre, utilizzando gli stessi sistemi con cui costruirai le tabelle del registro, potrai fornire ai tuoi clienti informazioni precise e dettagliate sullo stato dei loro progetti, migliorando la tua reputazione nei loro confronti e creare relazioni di fiducia.
C’è poco da fare: adottare uno scadenzario è un passo fondamentale per la gestione del lavoro da freelance. Ora che hai capito i vantaggi di utilizzarlo, siamo pronti per scoprire come crearne uno con SmartSuite, l’alternativa a Excel che ti aiuterà a organizzare al meglio il tuo lavoro.
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Come creare uno scadenzario con SmartSuite
SmartSuite è un software di gestione di progetti e attività che ti consente di creare facilmente database personalizzati. Grazie alle sue funzionalità avanzate, questa app rappresenta un’ottima alternativa a Excel per la creazione di uno scadenzario.
Il vantaggio di SmartSuite è che oltre alla capacità di costruire semplici tabelle, potrai anche realizzare tutto quanto necessario per gestire ogni aspetto del tuo lavoro da Freelance: ogni operazione, ogni fornitore, ogni cliente o progetto. Potrai tenere sotto controllo tutto. E con la gestione attiva del calendario e delle date, riuscirai a creare automatismi che scatenino mail, messaggi e notifiche, con estrema semplicità.
Questo software mette a tua disposizione un’ampia gamma di funzionalità avanzate, come:
Creazione di spazi di lavoro organizzati.
Creazione di tabelle per gestire ogni informazione immaginabile.
Gestione dei record, per memorizzare dozzine di tipi di dati diversi.
Creazione di form per l’inserimento guidato e semplificato di dati
Creazione di viste per la visualizzazione di dati in diverse modalità, tra cui grafici, GanTT, etc.
Creazione di automatismi, per far partire azioni in base a quello che succede.
Grazie alla sua flessibilità, SmartSuite può essere utilizzato per diversi scopi, come la gestione dei progetti, delle attività, dei clienti e molto altro.
Tutta la gestione del nostro studio web passa per SmartSuite, tanto per dire.
Scadenzario excel o alternativa su SmartSuite?
Rispetto a Excel, SmartSuite offre numerosi vantaggi per la creazione di uno scadenzario. In primo luogo, è molto più flessibile e personalizzabile rispetto al software di Microsoft. Questo significa che puoi creare un database che soddisfa le tue esigenze specifiche, definendo campi personalizzati, filtri e viste.
Inoltre, SmartSuite è basato sul cloud, il che significa che puoi accedere ai tuoi dati ovunque tu sia e in qualsiasi momento. In questo modo, puoi aggiornare le informazioni relative alle tue scadenze e ai tuoi pagamenti in tempo reale, senza dover essere necessariamente al tuo computer. È presente ovviamente anche l’app specifica, sia per Android che per iOS.
Infine, è dotato di funzionalità avanzate per l’automatizzazione delle attività. Ad esempio, puoi impostare notifiche di scadenza, in modo da essere sempre informato sugli impegni da rispettare. O farti mandare avvisi quando succedono cose specifiche.
Creazione di una base dati in SmartSuite per lo scadenzario
Per creare uno scadenzario in SmartSuite, è necessario avere una base dati che contenga tutte le informazioni relative alle scadenze e ai pagamenti dei tuoi progetti. Ecco come fare.
Creazione di una nuova “Soluzione“. Per creare una nuova base dati (in SmartSuite un insieme di tabelle correlate, capaci di risolvere un problema o gestire un sistema, che viene chiamato Soluzione), accedi al tuo account (puoi partire con il piano gratuito) e fai clic sul pulsante “+Nuova Soluzione” nella pagina principale. Scegli il tipo di base dati che desideri creare (ad esempio, una tabella vuota) e assegna un nome alla tua nuova base dati. Ci sono centinaia di template già pronti che, quando hai tempo, ti consiglio di sperimentare e studiare.
Creazione di una tabella per lo scadenzario. Dopo aver creato la nuova soluzione, è necessario preparare una tabella per lo scadenzario. Fai clic sul pulsante “+Crea nuova app” in alto nella barra del menu della tua base dati e inserisci i dati della tabella, come il nome e la descrizione generale del suo scopo.
Definizione dei campi per la gestione delle scadenze e dei pagamenti. Una volta creata la tabella per lo scadenzario, devi definire i campi che saranno utilizzati per la gestione delle scadenze e dei pagamenti. Ad esempio, puoi definire un campo per la data di scadenza, un campo per l’importo da pagare, un campo per il nome del cliente (che faccia riferimento a sua volta alla tabella dei clienti) e così via. Credimi, è quasi più facile farlo che spiegarlo, e tutti questi software hanno un mare di video informativi di aiuto, per capire come usare ogni parte del programma.
Aggiunta di altri dati necessari. In SmartSuite, puoi definire campi di diversi tipi, come testo, numeri, date, immagini e molto altro. In questo modo, puoi personalizzare il tuo scadenzario e costruire automazioni. Ad esempio, quando vuoi che accada qualcosa in base al confronto tra la data di scadenza e la data odierna.
Utilizzo dei filtri per la visualizzazione dei dati. SmartSuite ti consente di utilizzare i filtri per visualizzare solo i dati che ti interessano. Dunque, puoi filtrare i dati per cliente, per stato di pagamento, per data di scadenza e così via. In questo modo, puoi visualizzare solo le informazioni che ti servono, semplificando la gestione del tuo scadenzario. Sono solo esempi di filtri applicabili: tu prova, sperimenta, modifica e divertiti.
Creazione di una vista calendario. SmartSuite permette di creare diverse viste per la tua tabella, tra cui una vista calendario, fondamentale per ogni scadenzario che si rispetti. La vista calendario ti permette di visualizzare tutte le tue scadenze e i tuoi pagamenti in un’unica posizione, semplificando la gestione del lavoro. Per creare una vista calendario, fai clic sul pulsante “Viste” nella pagina principale della tua tabella e scegli “Calendario” come tipo di vista. In questo modo, potrai visualizzare tutte le scadenze e i pagamenti in un formato calendarizzato.
Impostare le notifiche di scadenza in automatico
Una delle feature che preferisco di SmartSuite è quella delle “Automazioni”. Ovvero, la possibilità di automatizzare le notifiche in base a certi eventi. In questo modo, potresti ricevere un avviso quando la data del giorno si avvicina a meno di 30 giorni dalla scadenza di una attività, senza nemmeno dover aprire il programma. Ecco come fare.
Creazione di una automazione
SmartSuite propone un’interfaccia dedicata, davvero ben fatta e potente, per gestire tutte le diverse automazioni.
Potrai creare record in cascata quando accade qualcosa, ricevere una mail quando i progetti superano un certo valore, o quando un preventivo viene accettato, etc. Questo perché tutto il sistema è predisposto per lavorare anche in team o direttamente con i clienti.
Ricezione delle notifiche di scadenza
Tornando alla nostra esigenza di creare uno scadenzario, una volta impostate le automazioni corrette, riceverai un avviso quando si avvicina la scadenza di una attività. In questo modo, sarai sempre informato sugli impegni da rispettare e potrai evitare eventuali ritardi.
Grazie a queste funzionalità avanzate e non solo, SmartSuite rappresenta un’ottima alternativa a Excel per la creazione di uno scadenzario. Siamo certi che, con queste informazioni, sarai in grado di creare uno scadenzario efficiente e facile da utilizzare.
Conclusioni: crea uno scadenzario per tenere sotto controllo tutte le scadenze
Adottare uno scadenzario è fondamentale per la gestione del lavoro da freelance. Farlo ti alleggerisce e rendere più facile un po’ tutta la vita, perché accorgersi in ritardo di un pagamento scaduto non è proprio la cosa più simpatica del mondo.
Per questo ti abbiamo mostrato come creare uno scadenzario con Smartsuite. Grazie alle sue funzionalità avanzate, questo sistema rappresenta un’ottima alternativa a Excel per la creazione di uno scadenzario, permettendoti di personalizzare il database in base alle tue esigenze specifiche e, soprattutto, creare automazioni a partire da una data rispetto alla data di fine, ai tempi di consegna, etc. Qualunque situazione o criterio tu abbia in mente, potrai realizzarlo grazie alle funzioni avanzate di SmartSuite.
Un bel passo in avanti rispetto al solito foglio elettronico o a una semplice formattazione condizionale.
Siamo consapevoli che la gestione del lavoro da freelance possa essere complessa e richiedere molto tempo. Ecco perché, se desideri un supporto ancora più avanzato, ti invitiamo a contattarci per costruire assieme IL TUO gestionale da Freelance, dove tenere traccia di progetti, task, clienti e scadenze di ogni genere e tipo.
Grazie alla nostra esperienza, saremo in grado di offrirti una configurazione personalizzata di SmartSuite e tutta la formazione necessaria per gestirla ed espanderla al meglio, per coprire ogni aspetto del tuo lavoro. Non esitare a contattarci per maggiori informazioni!
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